Ni Luh Km Diani Opiari (080010237)
Ni Wayan Kasiani (080010434)
Leni Astari Difa (080010493)
Dalam tugas ini, kita di suruh untuk melakukan analisis terhadap suatu perusahaan atau organisasi, (tidak boleh fiktif) yang masih melakukan tugas secara manual (tidak terkomputerisasi), kita di suruh menganalisa, setelah itu membuat Flowchart dan DFD nya. Kita sendiri baru sampai tahap analisa DFD Level 0. Sebelum membuat flowchart kita harus melakukan sebuah analisis tentang perusahaan tersebut.
ANALISA & DESAIN SISTEM I
PROPOSAL PROYEK I
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA UD.NAJWA
1.1 Latar Belakang Permasalahan
Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi informasi sudah semakin pesat sehingga suatu informasi yang dulunya sulit diperoleh sekarang menjadi lebih mudah didapatkan. Perkembangan teknologi informasi tersebut mendominasi hampir semua aspek kehidupan termasuk aspek bisnis. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara rutin dan memerlukan kinerja yang berkesinambungan sangat membutuhkan sebuah teknologi informasi yang terus menerus berkembang.
Kemampuan teknologi informasi memberikan solusi jauh lebih baik dibandingkan hanya mengandalkan kemampuan kinerja manusia (manual) karena komputer dengan sebuah “sistem” yang canggih dapat bekerja secara konsisten (terus menerus). Komputer merupakan suatu perangkat yang sangat dibutuhkan, baik untuk melakukan penyajian data, pengolahan data, maupun penyimpanan data.
UD. NAJWA yang berlamat di Jl. Gunung Kapur II No. 15 adalah sebuah sebuah bisnis rumahan yang menjual berbagai macam jenis makanan musiman seperti kripik buah, aneka kacang dan dodol rasa buah. UD. NAJWA itu sendiri telah berdiri sekitar 8 tahun yang lalu.
Struktur organisasi pada UD. NAJWA seperti berikut ini:
Adapun tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
a. Manager
Bertugas memimpin, mengatur, dan mengawasi jalannya proses keluar masuk barang ditoko secara keseluruhan.
b. Pegawai Bagian Gudang
Bertugas menerima barang yang dibeli, membungkus barang menjadi paket kecil, mencatat dan mengawasi stok barang.
c. Petugas Kasir
Bertugas melakukan proses transaksi dan merekap penjualan serta piutang di jurnal.
d. Pegawai Toko
Bertugas melakukan pemesanan barang termasuk pembelian ke supplier dan juga bertugas untuk menjaga toko.
Prosedur atau proses bisnis yang terjadi di UD. NAJWA dapat di bagi menjadi 2 prosedur, yaitu:
a. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Tunai
1. Konsumen memesan barang yang ingin di beli di UD. NAJWA.
2. Petugas Kasir mencatat pesanan dan membuatkan nota pesanan.
3. Petugas Kasir menyerahkan nota kepada Konsumen.
4. Konsumen menerima nota dan membayar.
5. Setelah melakukan transaksi pembayaran, Petugas Kasir menyerahkan barang kepada Konsumen.
6. Kasir mencatat penjualan di jurnal penjualan.
b. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Mundur
1. Pada prosedur penjualan mundur, konsumen melakukan pembayaran untuk pembelian pertama saat melakukan pembelian barang lagi(yang kedua).
2. Konsumen memesan barang yang ingin di beli di UD. NAJWA.
3. Petugas kasir mencatat pesanan, dan membuat nota(lapis 3).
4. Kasir menyerahkan barang dan memberikan 1 nota untuk konsumen.
5. Kasir membuat rekap piutang di jurnal piutang.
c. Prosedur Pembayaran Untuk Penjualan Mundur
1. Konsumen memesan barang lagi
2. Kasir mencatat pesanan dan membuat nota (lapis 3), lalu mengecek apakah ada hutang atau tidak. Jika ada maka kasir akan memberikan arsip nota piutang sebelumnya dan nota pesanan untuk pembelian sekarang kepada konsumen.
3. Konsumen menerima nota-nota tersebut dan melakukan pembayaran.
4. Kasir menerima pembayaran dan menyerahkan barang.
5. Kasir membuat rekap pembayaran dan penjualan pada jurnal piutang dan jurnal pembayaran.
c. Prosedur Pembuatan Laporan
1. Menjelang akhir bulan Petugas Kasir membuat laporan hasil penjualan berdasarkan nota pembayaran.
2. Laporan bulanan diserahkan kepada manager.
Selama 8 tahun, semua proses pembelian dan penjualan barang yang terjadi di UD. NAJWA masih dilakukan dan dikerjakan secara manual menggunakan sebuah buku jurnal kemudian di backup menggunakan komputer dengan program aplikasi Microsoft Excel. Tentu saja hal ini membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan setiap kegiatan seperti penyusunan rugi laba, penghitungan stok barang, serta pembuatan laporan pembelian dan penjualan dari UD. NAJWA. Disamping itu terkadang juga terjadi kesalahan-kesalahan, misalnya dalam proses transaksi baik itu penjualan maupun pembelian, pencatatan dan juga laporan bulanan. Pencatatan manual (tulis tangan) sering kali menyulitkan dalam hal pencarian data pada saat dibutuhkan, apalagi jika data tersebut dibuat beberapa hari atau minggu sebelumnya. Pencatatan yang dilakukan secara manual juga menyebabkan kemungkinan adanya data/berkas yang hilang.
Walaupun aktivitas transaksi pada UD.NAJWA ini tidak terlalu besar, tetapi sangat diperlukan sebuah sistem pencatatan yang akurat tentang pembelian, keluar masuk barang, perubahan harga jual, dan biaya operasional dari toko sehingga dapat meningkatkan efektifitas, produktifitas dan efisiensi. Dengan menerapkan sistem informasi penjualan dan pembelian, maka akan mempermudah dan mempercepat dalam mengetahui hasil penghitungan posisi stok barang, laporan transaksi pembelian, dan laporan penjualan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka pokok permasalahan dalam analisis sistem informasi penjualan dan pembelian pada UD. NAJWA dapat dirumuskan sebagai berikut:
Bagaimana membuat sistem informasi penjualan dan pembelian yang meliputi pencatatan, pemesanan barang, transaksi penjualan, pengiriman barang, pembayaran, dan pembuatan laporan penjualan untuk pemilik UD. NAJWA ?
1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dari analisis sistem informasi penjualan dan pembelian UD.NAJWA adalah sebagai berikut :
1. Pembangunan data barang, data pelanggan dan data supplier.
2. Pencatatan transaksi pemesanan, pembelian, penjualan tunai, penjualan mundur dan pembayarannya.
3. Pembuatan sistem laporan stok barang, laporan pembelian dan laporan penjualan.
1.4 Tujuan Pengembangan Sistem
Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada UD. NAJWA ini dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membuat proses administrasi di UD.NAJWA menjadi teratur dan akurat serta informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat, tepat, akurat dan handal.
2. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk membantu dalam penyusunan laporan, perhitungan rugi laba dan penyusunan neraca secara cepat dan mendapatkan hasil perhitungan yang akurat dan benar .
3. Data penjualan dan pembelian dapat tersimpan dengan aman.
4. Dapat meminimalisir bahkan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang mungkin seperti yang terjadi jika menggunakan pencatatan secara manual.
5. Dapat mengetahui dengan cepat dan mudah barang-barang yang paling laku sehingga dapat menambah stok dari barang tersebut.
6. Mempermudah pencarian data yang transaksinya berlangsung beberapa hari/minggu sebelumnya.
7. Dapat mencegah adanya data-data yang hilang seperti halnya yang kadang terjadi jika melakukan pencatatan secara manual (data-data/berkas hilang atau berceceran sehingga sulit untuk mencari data tersebut).
Untuk Flowchar bersambung ke Tugas Analisa dan Desain Sistem : SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA UD.NAJWA Part II
sabar yah.. hehehhe :)